19. September 2018 | Patricia Blau
ine möglichst reibungslose und schnelle Integration neuer Mitarbeiter: das strebt jedes Unternehmen an, welches sein Team vergrößert. Wir natürlich auch! Um unseren „Rookies“ die wichtigen ersten Wochen und Monate so leicht wie möglich zu machen, haben wir im vergangenen Jahr ein systematisches Onboarding-Programm eingeführt. Unsere Kollegin Patricia Blau leitet als Mitglied unseres Management Boards das Ressort Human Resources. In ihrem Post für GIM Radar erläutert sie uns, was dahinter steckt. Viel Spaß beim Lesen wünschen wir Euch!
Ein neuer Arbeitsplatz. Spannend! Aber auch ungewohnt, mit einer Flut neuer Strukturen, Gesichtern und Informationen. Aber nicht nur für die neuen Kolleg*innen ist das Ankommen in der GIM eine Herausforderung. Auch dem bestehenden Team fällt es teils schwer den Überblick zu behalten über die Informationen, die es zu vermitteln gilt, dabei die neuen Kolleg*innen nicht zu überfordern und sie schließlich auch auf emotionaler Ebene ankommen zu lassen.
Aus diesem Grund haben wir im letzten Jahr das GIM Onboarding implementiert. Ich schreibe bewusst nicht Onboarding PROZESS, da der Begriff sehr formalistisch und rational klingt. Unser Onboarding hingegen hatte von Anfang an das Ziel, das Zusammenspiel praktischer, informativer und emotionaler Aspekte des Ankommens zu integrieren. Zudem sollte es Kultur und Werte der GIM „greifbar“ machen.
Kein Prozess also – einen festen Ablauf braucht das Onboarding natürlich dennoch 🙂 Und um den auf die Beine zu stellen, müssen eine Vielzahl von Zahnrädern bei der GIM ineinander greifen. Entsprechend intensiv war die teamübergreifende Vorbereitung: viel Sichten, viel Sammeln, viel Strukturieren. Dieser Phase folgte eine zweite: viel Definieren, viel Designen und viel Drucken. Das Ergebnis: ein Onboarding aus mehreren Bausteinen:
- Persönlicher Guide: Teammitglied, das als zentraler Ansprechpartner durch das Onboarding begleitet und bei prozessualen (z.B. Zeiterfassung), aber auch „informellen“ Fragen (wer macht was? Wie tickt die GIM?) zur Seite steht.
- Welcome Package: mit lebendigen Eindrücken von GIM-Team und GIM-Kultur (unter anderem: ein von uns selbst professionell gestaltetes Booklet)
- Fahrplan für „die Neuen“: visuell aufbereiteter Onboarding Fahrplan (Motto: Fly high!) zeichnet zentrale Steps auf, ohne mit Details zu überfordern.
- Fach-Sessions: Kolleg*innen aus verschiedenen Fachabteilungen (z.B. Personal, Marketing, etc.) vermitteln in Terminen einsteigergerecht aufbereitetes know-how
Und auch die Guides erhalten einen Fahrplan. Der ist allerdings wesentlich detaillierter: eine Checkliste, an der sich alle Beteiligten – von Guides, HR, IT & Processes bis hin zu den Vorgesetzten – ab der Vertragszusage bis zum Ende der Probezeit orientieren. Ja, die Liste ist lang, aber es lohnt sich langfristig, sie abzuarbeiten 🙂 Nun, nach Jahr 1 des GIM-Onboarding ziehen wir ein Zwischenfazit:
1. Insgesamt sagen wir: Es läuft! Und es läuft runder als früher!
2. Guides sagen:
„Ganz schön viel Aufwand – hätte ich nicht gedacht“
„Die GIM (nochmals) aus Sicht eines „Frischlings“ betrachten zu können, (‚also wir haben das immer anders gemacht‘ / ‚das erscheint mir etwas unpraktisch‘ / ‚cool, sowas habt ihr auch‘), ist eine gute Gelegenheit selbst Prozesse zu vergegenwärtigen und zu reflektieren.“
„Es macht Freude, neuen Mitarbeitern den Einstieg zu erleichtern.“
3. Neue GIMmies sagen:
„Kein herumrennen und blindes suchen, uns wurde direkt am ersten Tag alles gezeigt und das gesamte GIM-Team vorgestellt, vom Hausmeister bis zur Geschäftsführung.“
„Durch den Onboarding-Prozess bin ich sehr schnell Teil der GIM geworden. Dabei wurde mir von Anfang an durch viele persönliche Termine das notwendige Handwerkszeug an die Hand gegeben.“
„Mit meinem Guide und Mentor und der GIM-typischen lockeren Art wurde mir direkt die erste Nervosität genommen.“
„Den Guide kann man auch mit ganz rudimentären Fragen ansprechen … das war super hilfreich.“
„Gerade auch für erfahrenere Forscher ist der GIM Onboarding-Prozess eine tolle Gelegenheit, das Unternehmen, seine Bereiche und Prozesse vom Einstieg weg kennen zu lernen. Dies hat mir persönlich den Start sehr erleichtert und ich fühle vom ersten Tag an als Teil des GIM Teams.“
Fazit so far: Onboarding ist Einsatz, der sich in jedem Falle lohnt – für beide: für die „Rookies“ und für das Unternehmen. Es ist ein lebendiger Prozess, der neben der Durchführung auch immer wieder Pflege benötigt. Und so danken wir an dieser Stelle erst einmal allen Strukturfütterern und Prozesspflegern, allen Guides und Erklärbären! Ohne euch wäre das GIM Onboarding nicht das was es ist! Zudem möchten wir die GIM all jenen, die sich ohnehin für uns als möglicher Arbeitgeber interessieren, noch ein wenig interessanter machen 🙂
Habt Ihr Fragen zum GIM Onboarding? Meldet Euch einfach bei Patricia, sie freut sich über Euer Interesse: p.blau@g-i-m.com
Super, dass das jetzt alles in einer Hand liegt (das Ressort, der Prozess etc.).
Schön zu sehen!
Und mit Sicherheit einfacher in der Umsetzung auf diese Weise 😉
[…] Übrigens: Über den Onboarding-Prozess für neue Kolleg*innen in der GIM haben wir vor einiger Zeit bereits im Radar berichtet. Jetzt nachlesen! […]