Feldarbeit mit dem Project Manager Team Field & Operations – Teil 2

In unserer Rubrik “Am Kicker mit” bekommen wir immer wieder tolle Einblicke in das, was unsere Kolleginnen und Kollegen der GIM tun. Anja Schmeiser und Simone Wagner haben bereits letzte Woche über ihren vielfältigen Aufgaben- und Projektbereich in der so genannten “Feldabteilung” berichtet. Lest hier nun den zweiten Part des Kicker Interviews…

Wow – euer Aufgabenbereich klingt in der Tat nach viel Abwechslung. Wie kann man sich dann so einen „typischen“ Arbeitstag im Feld vorstellen? 

Anja: Ganz klar, während der PC hochfährt wird Kaffee geholt 🙂 Das ist wichtig. Dann geht es los mit den täglich anfallenden Dingen, die bis zu einer bestimmten Zeit erledigt sein müssen: Überblick über die E-Mails verschaffen (was ist eilig, was kann warten), Audiodateien von Gruppendiskussionen / Einzelgesprächen vom Filesharing Server runterladen und den Transkripteuren zur Verfügung stellen, Räume für Datenerhebungen im Haus vorbereiten, usw.

Simone: Manchmal muss auch morgens gleich ein eiliges Angebot bearbeiten werden, weil es sehr zeitnah an den Kunden rausgehen muss.

Anja: Was danach kommt, ist meistens nicht planbar. Es kann sein, dass das Telefon permanent klingelt und man die Mails gar nicht schnell genug abarbeiten kann oder dass Anfragen parallel „reinflattern“…

Also ist Multitasking gefragt?

Anja: Richtig 🙂 Wir arbeiten an mehreren Projekten gleichzeitig, in unterschiedlichen Phasen – es gilt, denn Überblick zu behalten. Das heißt für uns im Feld, sich miteinander immer eng abzustimmen. Kommunikation ist hier das A und O! Dazu braucht es Teamarbeit, ansonsten läuft es nicht.

Okay, vielleicht mal in einem Satz: Was ist die zentrale Funktion Eures Aufgabenbereich? 

Anja: Ganz einfach: Wir versuchen, den Studienleitern die Arbeit zu erleichtern – zumindest was die Projektorganisation betrifft. Damit stehen wir an der Schnittstelle zwischen Kollegen (intern) und Lieferanten (extern).

Und wie lässt sich die tägliche Feldarbeit in wenigen Worten beschreiben?  

Simone: Alles auf einmal, am besten sofort und immer freundlich. Von Technik bis Kaffee – wir sind oft die erste Anlaufstelle für Fragen jeglicher Art.

Anja: Oft werden wir auch mit Fragen konfrontiert, zu denen wir selbst noch keine Lösung haben. Dann wird der Detektiv in uns geweckt und wir versuchen, der Frage auf den Grund zu gehen 🙂 Jeder Tag ist also eine neue Herausforderung, aber das macht es ja auch so spannend!

Ein Kollege hat mal ein Bild über euren Aufgabenbereich skizziert: Mit dem Feld assoziiere er einen Zirkusakrobat, der täglich mit acht Keulen gleichzeitig jongliert. Was haltet ihr davon?

Simone: Das passt. Je nach Priorität müssen wir abschätzen, an welches Anliegen bzw. an welchen Arbeitsschritt wir zuerst rangehen und was noch zu warten hat. Das ist nicht immer einfach.

Anja: Das Bild passt auf jeden Fall! Multitasking ist zentral. Hinzu kommt, dass das Telefon nie stillsteht und teilweise mehrere Kollegen gleichzeitig im Büro stehen und ein Anliegen haben…

Simone: Man muss einfach eins nach dem anderen konzentriert abarbeiten, daher ist eine saubere Pflege unserer ToDo-Liste unverzichtbar. So haben die Teamkollegen jederzeit einen Einblick in die Projekte, die man gerade betreut.

Anja: In der Regel betreut jeder von uns etwa 20 Projekte, beziehungsweise Prozesse – das kann sich natürlich niemand alles merken. Und es kann ja immer mal jemand krank sein oder später kommen. Eine aktuelle ToDo-Liste ist also unerlässlich.

Man hört deutlich heraus, dass die hohe Umschlagsgeschwindigkeit der Projekte maßgeblich den Takt bei euch vorgibt. Wie kann man sich solche typischen Ad-hoc-Situationen vorstellen?

Simone: Zum Beispiel müssen für eine aktuell laufende Datenerhebung innerhalb desselben Tages noch zehn weitere Transkripte organisiert werden. In einem ruhigen Moment ist das kein Problem. Wenn gerade aber viele Projekte parallel laufen und alle Supplier gut mit Arbeit ausgelastet sind, dann kann das schon mal zur Herausforderung werden.

Anja: Oder wie es mir gestern passiert ist: Wir hatten Datenerhebung im Haus, wozu wir natürlich auch Gesprächspartner brauchen. Um Ausfälle zu kompensieren wird so geplant, so dass unerwartete Absagen abgedeckt werden können. Gestern hatten wir die Situation, dass wir überbelegt waren und wir uns ad hoc einen Überblick machen mussten, ob wir nicht doch Bedarf an einem weiteren Gesprächspartner haben – Was dann auch der Fall war.

Simone: Aber wir bekommen das alles immer gebongt! Wir sind ja auch gut mit Nervennahrung versorgt  🙂

Oh ja die berühmt-berüchtigte Schublade 🙂 … voll mit Schokolade! Mir ist zu Ohren gekommen, dass euer Team erweitert wird – Das heißt, Ihr bekommt die nötige Verstärkung?

Anja: Ja, ab sofort unterstützt uns Nina Gohde (eigentlich Christina, Anm. d. Red.) tatkräftig und darüber freue ich mich riesig! Nicht nur wegen der Entlastung, sondern weil Nina  eine der besten Kolleginnen ist, die man sich wünschen kann 🙂

Simone: Jaaaa! Juhuuu! Und dann auch noch so lieben Zuwachs 🙂

Und: Auch für den Nachwuchs wird gesorgt! Vielleicht eine Partie zu viert, während sich jeder mal kurz vorstellt?  

Christina: Aber klar! Die letzten fünf Jahre war ich als Research Specialist bei den lieben Quantis oben tätig und habe mich neben der Programmierung und Auswertung von Fragebögen auch immer gerne um die organisatorischen Aufgaben drum herum gekümmert. Anja und Simone haben mich dabei auch schon immer tatkräftig unterstützt, z.B. bei der Rekrutierung von neuen Freien Mitarbeitern oder der Optimierung von Anfragen an die Specialists.

Und lassen sich bereits Parallelen zwischen Feld und den Research Specialists erkennen?

Christina: Auf jeden Fall! Bei den Research Specialists lautete das Motto ebenfalls: „Alles auf einmal und am besten sofort!“. Und auch dort begegnen die Kollegen dem Arbeitspensum mit jeder Menge guter Laune und Humor. So macht das Arbeiten einfach doppelt so viel Spaß! Ich fühle mich also bestens für den Feldalltag gerüstet 🙂 und freue mich riesig auf die tolle Zusammenarbeit mit Anja, Simone und Hannah!

Hannah, vielleicht ein paar Worte über dich?

Hannah: Ich bin seit November letzten Jahres bei der GIM und mache eine Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement. Zurzeit bin ich hier im Feld und werde bald auch noch weitere Abteilungen im Haus durchlaufen. Aber das Feld gehört zu einer der beiden Schwerpunkte in meiner Ausbildung, daher komme ich noch ein paar Mal hier her zurück.

Ich hoffe, Sie sind lieb zu dir? 🙂

Hannah: Auf jeden Fall! Ich wurde super aufgenommen und Simone und Anja zeigen mir alles genau. Auch meine vielen Fragen haben sie immer geduldig und ausführlich beantwortet. Ich kann mich wirklich nicht beklagen 🙂

Anja: Ja, Hannah hat uns in den letzten Wochen wirklich super unterstützt und hat sich hier in der kurzen Zeit toll eingearbeitet. Wir freuen uns auf ihren nächsten Einsatz bei uns im Feld!

Was für ein Quartett 🙂 Das nenne ich mal geballte Frauen-Power! Ich danke Euch allen! Ich wette, ihr seid nicht nur am Kicker ein super 4-er Team… Alles Gute!